Mission réalisée · Audit sur site

Audit IA sur site : ce que treize personnes ont montré dans une entreprise de l’énergie

Trois jours d’immersion et onze sessions ont permis de cartographier les outils, de mesurer le coût de la double saisie et de proposer une trajectoire par paliers, sans refonte des outils existants.

Mission réaliséeClient non cité

jours d’immersion sur site: 3
personnes rencontrées: 13
heures par an de ressaisie logistique, estimées avec les équipes: 400 à 1 300

01 · Le contexte

Quatre outils, aucun lien.

Une entreprise francilienne de l’énergie, soumise à des obligations réglementaires. Ses équipes travaillent avec un ERP financier, un logiciel métier spécialisé, un espace documentaire et une multitude de fichiers Excel. Elle a confié à Optimia un audit sur site pour savoir où l’IA pouvait l’aider, et par où commencer.

02 · L’audit

Ce que nous avons fait.

Une immersion de trois jours sur site, au printemps 2026 : onze sessions avec treize personnes de la direction, de la conformité, de la finance, des opérations et de la logistique, du commercial et des ressources humaines. Chacune a décrit ses tâches, ses outils et ce qui lui fait perdre du temps.

Deux restitutions ont suivi : l’une aux salariés, l’autre à la direction. Les zones que l’audit n’a pas couvertes y sont nommées et assumées : les systèmes d’information, le marketing et la communication, la responsabilité sociétale.

03 · Ce que l’audit a montré

La donnée existe, elle n’est pas connectée.

Aucun lien automatique entre les quatre outils majeurs. Chaque passage de l’un à l’autre se fait par export, retraitement et ressaisie, avec un risque d’erreur, un délai et une perte de traçabilité à chaque étape.

Trois signaux reviennent chez plusieurs personnes, interrogées séparément. Cinq citent la même double saisie entre l’ERP et les fichiers Excel. Quatre signalent l’absence d’un référentiel réglementaire : environ deux cents fiches sont consultées une à une sur un site public. Trois jugent l’espace documentaire inexploitable comme socle, tant son arborescence est saturée.

Le coût en temps a été estimé avec les équipes. La seule ressaisie logistique représente entre 400 et 1 300 heures par an, soit de un quart à trois quarts d’un poste à temps plein. Un export de 25 000 lignes est retraité à la main. La finalisation des comptes d’une activité prend une à une semaine et demie par mois.

04 · Ce que nous avons recommandé

Un socle d’abord, des modules ensuite.

Palier 0, le socle. Seize semaines, à prix ferme : un espace documentaire restructuré, une base de connaissances interrogeable depuis Claude, trois référentiels métier, une charte d’usage de l’IA et la formation des équipes.

Paliers suivants. Premiers modules métier, comme un référentiel réglementaire interrogeable, un reporting automatisé et une veille ciblée, puis des modules plus avancés. À l’entrée de chaque palier, une décision : si la valeur n’est pas au rendez-vous, le suivant n’est pas engagé.

Ce que nous avons déconseillé. Une refonte frontale de l’ERP, un agent IA isolé sans socle de données, une plateforme monolithique tierce.

Une règle de fiabilité. Sur les processus critiques, l’IA fait l’analyse, les règles métier restent déterministes, une personne valide et tout est tracé. Nous l’avons montré sur des données réelles avec un pré-contrôle de dossier qui rend un verdict argumenté : l’agent signale, il ne garantit pas la conformité.

Le socle a démarré. L’engagement du palier suivant est soumis à une condition : désigner un référent données ou systèmes d’information en interne, qui coordonne les prestataires.

05 · Les limites

Ce que cet audit ne dit pas.

Il repose sur des entretiens : il restitue ce que les équipes ont dit, pas ce qu’un accès aux systèmes aurait montré. Les gains envisagés pour les paliers suivants sont des hypothèses, à valider par des preuves de concept avant tout engagement.

06 · Questions fréquentes

Ce cas, en pratique

Combien de temps dure un audit IA sur site ?

Ce cas était un audit élargi, sur trois jours, pour treize personnes. Notre audit standard dure une ou deux journées, selon le nombre de collaborateurs à rencontrer. Les tarifs sont détaillés sur la page Audit sur site.

Faut-il refaire ses outils pour utiliser l’IA ?

Non. Dans ce cas, nous avons déconseillé la refonte de l’ERP. L’IA se branche sur l’existant, en commençant par organiser la donnée : sans socle, un agent isolé ne tient pas dans la durée.

Comment savoir par où commencer avec l’IA ?

En rencontrant les personnes qui font le travail, en mesurant le temps perdu, puis en choisissant ce qui rapporte le plus avec le moins de risque. C’est le rôle de l’audit sur site.

Deux autres missions.

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