What is task automation?

L’automatisation des tâches fait référence à l’utilisation de technologies pour exécuter des actions répétitives ou routinières, réduisant ainsi le besoin d’intervention manuelle. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’éliminer les erreurs humaines et d'optimiser l’utilisation des ressources.

En réalité, l'automatisation fait déjà partie intégrante de notre quotidien. Prenons par exemple la cuisine : les robots de cuisine et les machines à café automatiques facilitent la préparation des repas et des boissons sans effort. Là où il fallait autrefois surveiller constamment la cuisson ou préparer minutieusement chaque étape, ces appareils effectuent automatiquement les tâches pour nous, nous permettant de nous concentrer sur d'autres activités.

De la même manière, dans le cadre des entreprises, l’automatisation permet de déléguer des tâches répétitives à des systèmes informatiques, qu’il s’agisse de gérer des factures, de répondre à des emails ou de suivre les stocks.Tout comme les machines simplifient la préparation des repas, les solutions numériques aident les PME à rationaliser leurs opérations, libérant ainsi leurs employés des tâches chronophages pour se concentrer sur ce qui importe vraiment : la croissance de leur activité.‍

Priority tasks for automation in SMEs

Pour tirer pleinement parti de l’automatisation, les PME doivent se concentrer sur les tâches répétitives qui consomment du temps sans apporter de valeur stratégique. Voici quelques exemples de processus à automatiser en priorité :

Gestion des emails : automatiser l’envoi d’emails de suivi, de confirmation ou de relance permet de maintenir une communication fluide sans intervention manuelle.

Facturation et comptabilité : génération automatique des factures et le suivi des paiements réduisent les erreurs et améliorent la gestion de la trésorerie.

Gestion des stocks : automatiser la mise à jour des niveaux de stock, les entreprises peuvent ainsi éviter les ruptures et optimiser leurs commandes d'approvisionnement.

Planification des rendez-vous : des outils comme Calendly permettent aux clients de fixer des rendez-vous automatiquement, simplifiant ainsi la gestion du temps.

Service client : les chatbots automatisent les réponses aux demandes fréquentes, offrant un service client réactif 24h/24.Ces tâches, une fois automatisées, libèrent du temps et des ressources que les équipes peuvent consacrer à des activités plus stratégiques.‍

Concrete benefits: time savings, fewer errors, resource optimization

L'adoption de solutions d'automatisation offre aux PME plusieurs avantages quantifiables :

Gain de temps : Les tâches répétitives sont exécutées beaucoup plus rapidement grâce à l'automatisation. Une étude menée par McKinsey révèle que les entreprises peuvent économiser entre 20 et 30% de leur temps grâce à l'automatisation des processus. Par exemple, dans le secteur bancaire, l'automatisation des processus robotiques (RPA) peut réduire le temps de traitement des prêts de 80%.

Réduction des erreurs : L'automatisation diminue significativement les erreurs humaines. Selon une enquête de Deloitte, 77% des entreprises ayant mis en place des solutions d'automatisation ont constaté une réduction des erreurs. Dans le domaine de la comptabilité, l'automatisation peut réduire les erreurs de saisie de données de 95%.

Optimisation des ressources : En libérant les employés des tâches répétitives, les entreprises peuvent réaffecter leurs ressources à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Impact global sur les PME

Une enquête menée par Salesforce auprès de dirigeants de TPE/PME révèle que :74% affirment que la digitalisation, incluant l'automatisation, a amélioré la communication avec leurs clients.59% ont observé une amélioration de la collaboration interne.66% des PME qui ont adopté l'automatisation dans leur processus ont constaté une augmentation de leur productivité globale de 11 à 25%.Ces chiffres démontrent clairement l'impact positif de l'automatisation sur l'efficacité opérationnelle et la compétitivité des TPE/PME.‍

Examples of automation tools available to SMEs

L’automatisation est désormais accessible à toutes les entreprises, y compris les PME, grâce à une variété d’outils simples d’utilisation et peu coûteux. Voici quelques exemples d'outils que toute TPE/PME peut adopter pour améliorer son efficacité :

Make (anciennement Integromat) : Cet outil permet de créer des automatisations sur mesure en connectant différentes applications sans nécessiter de compétences en programmation. Les PME peuvent ainsi automatiser des processus comme la gestion des commandes, la synchronisation des données ou l’envoi de notifications en temps réel.

Zapier : Un des outils d'automatisation les plus populaires, Zapier permet de connecter plus de 5 000 applications entre elles. Par exemple, il peut automatiser l’envoi d’un email via Gmail lorsque de nouvelles données sont saisies dans une feuille Google Sheets, ou encore ajouter automatiquement des contacts à une base de données CRM.

Asana : En tant qu’outil de gestion de projet, Asana permet d’automatiser des tâches comme l’attribution des responsabilités ou l’envoi de rappels pour les échéances. Cela simplifie le suivi des projets et aide les équipes à rester organisées et productives sans perdre du temps sur des tâches manuelles.

TimeTonic : Idéal pour les PME qui ont besoin d’une solution flexible pour gérer leurs projets et leurs bases de données, TimeTonic permet de créer des automatisations spécifiques à chaque entreprise. Par exemple, vous pouvez automatiser la génération de rapports ou l’envoi d'alertes en fonction des événements dans votre gestion de projet.

Mailchimp : Cet outil d’automatisation marketing permet aux PME d’envoyer des campagnes d’emails ciblées, d’automatiser les séquences de bienvenue pour les nouveaux abonnés, et de suivre les performances de leurs actions marketing. Mailchimp automatise également l'envoi de newsletters, facilitant ainsi l'interaction avec les clients.‍

Automation, an opportunity for very small businesses

Task automation represents a valuable opportunity for SMEs seeking to optimize their processes and remain competitive in the marketplace. With the right solutions, even small businesses can reap considerable benefits, such as time savings and improved productivity. Don't let your company fall behind on these innovations!

Find out how Optimia can help you integrate automation into your business processes to maximize your productivity.