What tasks do you need to automate immediately?

Onboarding new employees: an optimized welcome for better employee retention

Un onboarding structuré est crucial pour intégrer efficacement les nouveaux collaborateurs. Pourtant, ce processus peut être long et désorganisé lorsqu’il est géré manuellement.
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Solution : Grâce à des outils comme Airtable, Timetonic ou Make, créez un workflow automatisé qui inclut :

L’envoi d’un email de bienvenue dès qu’un employé est ajouté dans le système RH.La création automatique de tâches dans un outil de gestion de projet tel que Trello ou Asana.

L’ajout de l’employé à des séquences de formation ou d’onboarding progressif.‍Avantages :Meilleure intégration des employés dès le premier jour.Réduction du temps passer à piloter l'onboarding.
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Exemple concret : En ajoutant une simple règle dans votre système, vous pouvez planifier l’envoi d’un livret d’accueil ou d’une vidéo de présentation.‍

Expense management: less paper, more efficiency

Les notes de frais sont souvent synonymes de piles de reçus et de longs délais de traitement. Une gestion inefficace peut décourager vos employés et ralentir la comptabilité.‍

Solution : Automatisez ce processus en utilisant des outils comme Expensify ou Google Sheets couplés à des intégrations automatisées. Les employés peuvent télécharger leurs reçus via un formulaire, et les données sont automatiquement extraites et enregistrées pour traitement.‍

Avantages :Réduction du traitement manuel et des erreurs.Accélération du remboursement des frais.

Chiffres clés : Selon une étude de PayStream Advisors, les entreprises qui automatisent leurs notes de frais réduisent leurs coûts de traitement jusqu’à 70 %.‍

Sales and performance reports: a clear view without effort

Les rapports de ventes et de performance sont essentiels pour piloter votre activité, mais leur création manuelle peut vite devenir chronophage.‍

Solution : Connectez vos outils de CRM (comme Salesforce ou HubSpot) à des solutions d’analyse telles que Looker studio pour générer automatiquement des rapports hebdomadaires ou mensuels. Ces rapports peuvent ensuite être envoyés directement par email aux parties concernées.‍

Avantages :Données toujours à jour et facilement accessibles.Gain de temps considérable pour les équipes commerciales et de direction.

Exemple pratique : Programmez un rapport hebdomadaire des performances commerciales pour identifier rapidement les tendances et ajuster votre stratégie.‍

En automatisant ces quatre workflows clés, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : développer votre activité et satisfaire vos clients. L’automatisation n’est plus un luxe réservé aux grandes entreprises ; c’est une nécessité pour toutes les TPE/PME souhaitant optimiser leurs processus et rester compétitives.

Prêt à franchir le pas ? Découvrez comment Optimia peut vous accompagner dans la mise en place de solutions d’automatisation sur mesure pour votre entreprise. Contactez-nous dès aujourd’hui !‍